اتوماسیون اداری و منابع انسانی7 دقیقه مطالعه
اتوماسیون درخواست مرخصی و ماموریت؛ خداحافظی با برگه کاغذی و گمشدن درخواستها
۴ مرداد ۱۴۰۵
«برگه مرخصی من رو امضا کردید؟»، «من هفته پیش شفاهی گفتم سهشنبه نمییام!»؛ این جملات برای همه مدیران و مسئولان منابع انسانی آشناست. ثبت مرخصیها و ماموریتها بهصورت کاغذی یا از طریق پیامرسانها، نه تنها به آشفتگی اداری دامن میزند، بلکه محاسبات کسر کار و مرخصی استحقاقی آخر ماه را با خطا مواجه میکند.
دیجیتالیسازی فرآیند درخواست و تایید مرخصی، ۳ مزیت کلیدی برای سازمان به همراه دارد:
۱. شفافیت در محاسبه مانده مرخصی
وقتی تمام مرخصیها (ساعتی، روزانه، استعلاجی و...) در یک سیستم ثبت شوند، مانده مرخصی هر کارمند بهصورت خودکار محاسبه شده و در لحظه برای خود فرد و مدیر قابل مشاهده است. این موضوع جلوی سوءتفاهمهای مالی و اداری را میگیرد.
۲. گردش کار سریع و ثبت آنلاین درخواستها
کارمند میتواند در هر زمان و مکان، درخواست مرخصی، ماموریت یا دورکاری خود را همراه با علت آن از طریق اپلیکیشن ارسال کند. مدیر یا سوپروایزر مربوطه با دریافت نوتیفیکیشن، تنها با یک کلیک درخواست را تایید یا رد میکند.
۳. هماهنگی با تقویم کاری و شیفتها
انجام اتوماتیک مرخصیها بر روی تقویم کاری سازمان، مانع از خالی ماندن شیفتها میشود. اگر چند نفر همزمان برای یک روز خاص درخواست مرخصی ثبت کنند، سیستم به مدیر هشدار میدهد تا چیدمان نیروها با مشکل مواجه نشود.
مدیریت هوشمند درخواستها با آوانا
در پلنهای پیشرفته (Advanced) و حرفهای (Pro) سامانه آوانا، پنل تعاملی ثبت و تایید درخواستهای مرخصی، ماموریت، دورکاری و اصلاح تردد فعال است. آوانا با پشتیبانی کامل از تقویم شمسی ایران و تعطیلات رسمی، تمام فرآیندهای اداری را با شیفتهای تعریفشده همگام ساخته و گزارشهای تفکیکی ماهانه را در اختیارتان قرار میدهد.