راهنمای جامع آنبوردینگ (Onboarding) پرسنل جدید؛ از روز اول تا فرهنگ‌سازی دیجیتال

بسیاری از سازمان‌ها هزینه‌های سنگینی را صرف فرایند جذب و استخدام (Recruitment) می‌کنند، اما دقیقاً در نقطه ورود کارمند جدید، او را رها می‌کنند! بر اساس آمارهای جهانی منابع انسانی، بیش از ۶۹ درصد از کارمندانی که یک فرایند آنبوردینگ (Onboarding) عالی را تجربه می‌کنند، حداقل تا ۳ سال در آن شرکت باقی می‌مانند. آنبوردینگ فقط به معنای «نشان دادن صندلی کار» به کارمند جدید نیست؛ بلکه یک فرآیند برنامه‌ریزی‌شده برای آشنایی، آموزش و جامعه‌پذیری فرد در ساختار سازمان است. تفاوت توجیه اولیه (Orientation) با آنبوردینگ (Onboarding) توجیه اولیه (Orientation): یک رویداد کوتاه (معمولاً ۱ روزه) برای تکمیل فرم‌های اداری، معرفی اولیه همکاران و تحویل وسایل کار. آنبوردینگ (Onboarding): یک فرآیند پیوسته (بین ۳۰ تا ۹۰ روز) که هدف آن رساندن کارمند به حداکثر بهره‌وری، جامعه‌پذیری با فرهنگ شرکت و ایجاد حس تعلق است. مدل 4Cs در طراحی فرایند آنبوردینگ متخصصان منابع انسانی برای موفقیت در جامعه‌پذیری نیروها از چارچوب 4Cs استفاده می‌کنند: ۱. امتثال و مقررات (Compliance): آموزش قوانین پایه شرکت، ساعت کاری، نحوه ثبت ورود و خروج، مرخصی‌ها و سیاست‌های امنیتی. ۲. شفافیت نقش (Clarification): مشخص کردن دقیق انتظارات کاری، اهداف و مسئولیت‌های کارمند در ماه اول. ۳. فرهنگ سازمانی (Culture): آشنا کردن کارمند با ارزش‌های محوری، چشم‌انداز و هنجارهای غیررسمی شرکت. ۴. ارتباطات (Connection): ایجاد شبکه ارتباطی بین کارمند جدید با همکاران، سرپرست و سایر بخش‌ها. دیجیتالی‌سازی گام‌های اداری آنبوردینگ بزرگ‌ترین شوک منفی برای یک کارمند جدید در روزهای اول، مواجهه با انبوهی از کاغذبازی، پر کردن فرم‌های تکراری و سردرگمی در ثبت ساعت کاری است. سازمان‌های مدرن بخش اداریِ آنبوردینگ را کاملاً دیجیتال می‌کنند تا کارمند احساس کند وارد یک مجموعه پیشرفته شده است. تسهیل آنبوردینگ با پلتفرم آوانا با استفاده از سامانه آوانا، بخش «Compliance» یا مقررات اداری آنبوردینگ در کمتر از ۵ دقیقه انجام می‌شود. مسئول منابع انسانی می‌تواند در روز اول، حساب کاربری پرسنل جدید را ایجاد، شیفت کاری او را تخصیص داده و اپلیکیشن موبایل را روی گوشی او فعال کند. کارمند جدید بدون نیاز به گذراندن دوره‌های آموزشی پیچیده یا پر کردن فرم‌های کاغذی، از همان روز اول به ساده‌ترین شکل ممکن با نحوه ثبت تردد، درخواست مرخصی و مشاهده قوانین کاری آشنا می‌شود.