نحوه کنترل و ثبت تردد ویزیتورها، بازاریابان و پرسنل میدانی

حضور و غیاب پرسنلی که هر روز صبح پشت میز خود می‌نشینند کار ساده‌ای است؛ اما اگر کسب‌وکار شما دارای «پرسنل میدانی»، ویزیتورهای فروش، ماموران پخش، پیک‌ها یا نصاب‌های سیار باشد، کنترل تردد آن‌ها به یک کابوس مدیریتی تبدیل می‌شود.

نیروهای میدانی هر روز در مکان‌های مختلفی حضور دارند و نمی‌توانند برای ثبت ورود و خروج به دفتر مرکزی مراجعه کنند. در این مقاله به بررسی راهکارهای نوین برای حل مشکل نظارت بر بازاریابان و پرسنل خارج از شرکت می‌پردازیم.

چرا روش‌های سنتی برای ویزیتورها جواب نمی‌دهد؟

در شرکت‌های پخش و فروش مویرگی، معمولاً مدیران فروش از طریق تماس تلفنی یا ارسال لوکیشن در پیام‌رسان‌هایی مثل واتساپ وضعیت پرسنل را چک می‌کنند. این روش‌ها معایب بزرگی دارند:
* اتلاف وقت مدیر برای چک کردن تک‌تک نیروها.
* عدم یکپارچگی اطلاعات پایان ماه برای حسابداری.
* امکان تقلب با ارسال لوکیشن‌های ذخیره‌شده یا جعلی.

راهکار قطعی: اپلیکیشن موبایل با ردیابی نقطه‌ای ماموریت

برای پرسنلی که در سطح شهر تردد دارند، تنها راهکار استاندارد استفاده از سیستم‌های مبتنی بر GPS است. این سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که ویزیتور در لحظه رسیدن به فروشگاه مشتری یا محل پروژه، وضعیت «آغاز ماموریت» یا «ثبت تردد» را در موبایل خود لمس می‌کند.

مزایای استفاده از سامانه ابری برای پرسنل میدانی

با مجهز کردن تیم فروش و میدانی به اپلیکیشن کنترل تردد آوانا، ارزش‌های زیر در سازمان شما خلق می‌شود:

• مستندسازی زمان دقیق حضور در محل مشتری:
- نرم‌افزار به صورت خودکار زمان دقیق رسیدن کارشناس به محل و اتمام کار او را ثبت می‌کند. این موضوع به سنجش بهره‌وری نیروها کمک شایانی می‌کند.

• تعریف محدوده‌های مجاز کارگاهی (Geofencing):
- اگر تیم نصاب یا عمرانی دارید، می‌توانید لوکیشن پروژه‌ها را در نقشه سیستم تعریف کنید. پرسنل فقط زمانی می‌توانند ورود خود را ثبت کنند که واقعاً در شعاع مجاز همان پروژه حضور داشته باشند.

• حذف مراجعه‌های بی‌مورد به دفتر مرکزی:
- پرسنل میدانی دیگر نیازی ندارند اول صبح برای زدن کارت به شرکت بیایند و سپس به محل ماموریت بروند؛ ورود از همان نقطه ماموریت در سیستم ثبت می‌شود که باعث صرفه‌جویی شدید در زمان و هزینه رفت‌وآمد می‌شود.

سامانه آوانا؛ دستیار مدیران فروش و لجستیک
اگر مدیر فروش یا سرپرست تیم‌های اجرایی هستید، می‌توانید با آوانا به صورت زنده روی نقشه داشبورد مشاهده کنید که کدام یک از پرسنل هم‌اکنون در ماموریت هستند، چه کسانی تاخیر داشته‌اند و چه کسانی کار خود را به پایان رسانده‌اند. این سطح از نظارت، راندمان تیم‌های سیار را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.